Stare porzekadło mówi, że” jak Cię widzą, tak Cię piszą” i jest nie tylko ponadczasowo aktualne, ale też uniwersalne. Parafrazując go na nasz gastronomiczny użytek, możemy powiedzieć, że „ile goście zjedzą, tyle dobrego powiedzą”, a wiemy doskonale, że ma to swoje odzwierciedlenie zarówno na kameralnych imprezach dla paru osób, jak również przy wystawnych przyjęciach okolicznościowych. Jeśli nie wiesz ile kosztuje catering na 50 osób lub jaki wybrać catering na urodziny, cennik usługodawcy wydaje się mało przejrzysty, a ostateczna kwota niełatwa do oszacowania - zachęcamy do lektury. Rozwiniemy zagadnienie i przyjrzymy się mu od kuchni, dosłownie oraz w przenośni.

Jakie czynniki wpływają na koszty cateringu?

W myśl znanej zasady „zastaw się, a postaw się” często wolimy podać gościom zbyt wiele, niż ryzykować sytuacją, że komuś czegoś zabraknie. To już przysparza pewnych trudności przy obmyślaniu menu przygotowanego nie tylko pod liczbę gości, ale też ich osobiste upodobania. Nic dziwnego, że aby móc samemu cieszyć się imprezą, zamiast kursować pomiędzy kuchnią i jadalnią, wiele osób woli zagwarantować sobie spokój ducha oraz niezmąconą zabawę profesjonalnym cateringiem. Podstawowe pytanie brzmi - czy może być dobrze, tanio i szybko? Teoretycznie tak, ale w praktyce często okazuje się, że niemożliwe jest pogodzić ze sobą te trzy pożądane zalety. Jednym z najważniejszych czynników wpływających na ceny usług cateringowych jest jakość oraz dostępność składników używanych do przygotowania posiłków. Drugim niepomijalnym czynnikiem, który wpływa na końcową cenę, są koszty operacyjne i logistyczne związane z działalnością cateringową. Składają się na to między innymi wynajem i organizacja przestrzeni kuchennej, utrzymanie sprzętu, opłaty za energię elektryczną oraz gaz, a także opłaty związane z zatrudnieniem personelu kulinarnego, który zna się na swoim fachu. Trzecią rzeczą są oczywiście dostawy, czyli sprawny, terminowy i szybki dowóz gotowego jedzenia w odpowiednich warunkach.

Tak więc zastanawiając się, ile kosztuje catering na imprezę i jak tu trochę przyoszczędzić, należy mieć świadomość, że pewne czynniki trudno jest pominąć. Dodajmy do tego jeszcze takie rzeczy, jak marketing i branding oraz różne strategie cenowe, odmienne od siebie w zależności od grupy docelowej, lokalizacji i czy rozpiętości menu, jakie firma może zaoferować. Wszystko to składa się na końcową cenę widoczną w ofercie cateringowej.

Jak ilość osób wpływa na ostateczną cenę cateringu?

Według amerykańskich naukowców… Tak, tak - to nie żart, są gotowe, sprawdzone pomysły na to, by ustalić optymalną obfitość stołu z podziałem na poszczególne pozycje menu, począwszy od przekąsek aż po owoce i desery. Tak naprawdę powstały bardziej w oparciu o wymianę doświadczeń i opinii osób, które miały już dość ciągłego dojadania pozostałości po imprezie lub sprzątania ze stołu, zanim goście spróbowali wszystkiego. Aby nie być w sytuacji, gdy pada pełne rozczarowania zdanie „nawet ciasta nie spróbujecie?” dobrze jest trzymać się pewnych uśrednionych proporcji, które można krótko ująć w ten sposób:

• Kanapki lub danie główne – 1,5 porcji dla każdego 1 gościa
• Przekąski (orzeszki, chipsy itp.) - 1,5 kubka dla każdego 1 gościa
• Owoce – 2 duże patery (lub zwykłe talerze) dla grupy 25 gości
• Przystawki (koreczki, kanapeczki), jeśli przewidujesz danie główne – 6 porcji dla 1 gościa
• Przystawki, jeśli nie serwujesz dania głównego – 12 porcji dla 1 gościa
• Babeczki lub inne małe ciasteczka – 1,5 porcji dla każdego 1 gościa
• Ciastka (kruche, najczęściej z paczki) – 3 ciastka dla 1 gościa
• Cukierki – pół kubka dla 1 gościa
• Lody – 1 gałka dla 1 gościa
• Lemoniada, napoje gazowane lub herbata mrożona – 7 litrów dla grupy 25 gości (impreza z alkoholem)
• Drinki alkoholowe – 1,5 drinka na godzinę dla 1 gościa

Jeśli nie wiemy ile kosztuje catering imprezowy, cennik można wstępnie oszacować na podstawie liczby zaproszonych gości i proponowanych porcji dla każdego z nich. Jest to pewien złoty środek, by każdy czuł się syty i jednocześnie by na stole nie zostało zbyt dużo po zakończonym przyjęciu.

Jak zaplanować budżet cateringu imprezowego?

Catering na 100 osób, cena którego już będzie niektórym jeżyć włos na głowie, jest sporym przedsięwzięciem i musi być rozważnie oszacowany, zarówno pod względem ilościowym, jak i składnikowym. Nikt nie lubi zbędnego marnowania zasobów i późniejszego wyrzucania jedzenia, więc nie ma sensu zamawiać na siłę nieprawdopodobnych ilości jedzenia tylko z obawy, że go braknie, bo będzie liczne grono gości. Pewne przeliczniki są stałe, a rzeczowo i uczciwie podchodzące do swoich usług firmy cateringowe mają rozeznanie oraz doświadczenie przy ocenie zamówień - mogą więc zasugerować, że nie ma takiej siły, by dana grupa osób zjadła tyle, ile klient sobie życzy. Dzięki temu zresztą pracują na wzajemne zaufanie, procentujące w przyszłości kolejnymi zamówieniami i zadowoleniem klientów, którzy nie muszą przez tydzień dojadać wspomnień po weselu. Planowanie budżetu należy więc traktować z rozsądkiem i konsultować swoje plany z firmami, które mają za sobą organizację imprez o różnej skali i z różnym obłożeniem.

Różnice w kosztach cateringu - co warto wziąć pod uwagę?

Dla wielu osób przygotowujących dotąd posiłki na imprezy samodzielnie podstawową różnicą jest brak zmęczenia związanego z zakupami, przygotowaniem menu, pilnowaniem potraw czy też obsługą gości. Nawet przygotowywanie tak podstawowych rzeczy, jak kanapki oraz zimne przekąski, zabiera mnóstwo bezcennego czasu. A gdy coś się nie uda, przypali się, rozleje, wykipi, upadnie na podłogę… Takich dodatkowych kosztów nikt nie liczy, zaś sumarycznie może okazać się, że profesjonalny catering wyszedłby niedrogo, smacznie i bezstresowo. Wracając jeszcze do zagadnienia kosztów cateringu i różnic z tym związanych, ważna jest logistyka dostawy jedzenia. To ona odgrywa bardzo znaczącą rolę w dostarczaniu klientom posiłków wysokiej jakości w wygodnym dla nich miejscu, a najczęściej jest to dom lub biuro. To, ile kosztuje catering do domu a niewielki catering na 10 osób czy nawet mniej, cena którego zresztą też jest uzależniona od kwoty minimum logistycznego, wynika z dodania do siebie kilku składowych, o których wspomniano wyżej. Ale bez obaw, dokonująca się elektroniczna rewolucja w świecie planowania dostaw pozwala na coraz lepsze zoptymalizowanie tras, które uwzględniają różne zmienne parametry, między innymi czas dostawy, dystans do pokonania czy też liczbę dostaw. Sprawnie i niezawodnie działające firmy mogą dzięki temu obniżać koszt ogólny cateringu, a klient ma pewność, że odbyło się to bez uszczerbku na jakości potraw czy świeżości składników.

Catering do domu a catering na imprezę firmową - czy różnią się w kosztach?

Wielu pracodawców regularnie organizuje swoim pracownikom, zleceniobiorcom, a nawet kontrahentom różnego rodzaju imprezy integracyjne. W tym wypadku ważna jest jeszcze jedna kwestia, by odpowiednie zamówienie złożyć na 48 godzin przed podanym terminem dostarczenia cateringu na miejsce. Wynika to z faktu, że krótszy okres realizacji może wpłynąć na doliczenie opłat rzędu 10 czy 15 % za ekspresową usługę, a przy dużej ilości porcji będzie miało to swój wpływ na końcową cenę.

Chcąc finalnie wyliczyć, ile wyniesie cały catering, cena od osoby jest wartością przyjmowaną za podstawę rozliczeń. Koszt na osobę w przypadku zamówienia cateringu zimnego wynosi przeciętnie od 25 do 50 zł, przy czym tak naprawdę najbardziej miarodajne jest po prostu zapoznanie się z ofertą usługodawców, by zorientować się, ile kosztuje catering na 15 osób, na 30 osób czy też specjalny, na przykład wegetariański.